第一章 总则
第一条 为加强和规范在华举办国际会议的管理工作，根据教育部的“在华举办国际会议管理工作手册”文件规定，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于由我校各单位或学者组织举办（主办、承办或合办）的、在上海地区召开的、有中外学者参加的学术会议。
第三条 本管理办法的原则是积极支持举办符合学校内涵发展需要、有利于促进卓越学术和卓越育人的国际会议，反对举办内容重复、空泛、无明确目的的国际会议，严格审核涉及敏感问题的国际会议，警惕预防对我国带有不利企图的境外组织和个人来参加会议。
第二章 国际会议审批制度
第四条 国际会议分为一般国际会议和重大国际会议。一般国际会议由教育部审批，重大国际会议由国务院审批。重大国际会议一般是指外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学类国际会议。人数在这些指标以下的为一般国际会议。涉及敏感问题（不论规模大小）的国际会议，或邀请国家领导人和正部级及以上外国政要或前政要的国际会议也属于重大国际会议。
第五条 国际合作与交流处负责我校举办国际会议的报批手续和外事管理。对于各单位或学者拟举办国际会议的申请，根据规定进行审核把关，审拟上报材料，经学校主要领导同意后报送教育部。对于举办会议中的涉外事项进行管理、指导、协助。
第三章 国际会议审批程序
第六条 国际会议的审批需经过预报和报批两个程序。
第七条 预报审批程序：
重大国际会议在上一年10月前预报一次，逾期不再补报。一般国际会议无需预报，可直接报批。
拟办重大国际会议的各单位或学者需在以上规定时间前，向科技处或人文与社会科学研究院提交国际学术会议预报申请表，经以上两部门审核后，再由国际合作与交流处审核，经校领导批准后报送教育部。重大国际会议预报通过后，方可申报。
第八条 报批审批程序：
会议组织者在国际会议举办前2-4个月提交申办一般国际会议的签报，申办重大国际会议要至少提前5个月提交签报。签报的具体要求见附件1。
签报主送人文与社会科学研究院或科技处，经国际合作与交流处、宣传部、财务处等部门会签，校领导审批同意后，由国际合作与交流处根据规定审拟上报材料，经校领导同意后报送教育部。
第四章 国际会议举办的有关事项
第九条 国际会议的举办要按照谁申报、谁负责，谁组织、谁负责的原则。
第十条 经批准同意举办的国际会议，会议组织者在举办过程中不得作出超出授权范围的会议安排。国际会议原则上不得跨省市举办，严格控制会期、会议规模和会议规格，不得在会议名称中随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”等词汇，从严限制国际会议形成固定年会的机制。举办重大和敏感的国际会议要做好各种突发事件应对预案，采取安全预防措施，确保会议顺利进行。
第十一条 关于外宾来华参会的签证申请，大部分国家的来宾，凭我校会议组织者签名和学院盖章的邀请信，即可办理来华签证。但某些情况下，中国驻外使领馆会要求被邀请人出具《外国人来华签证邀请函》或《邀请函（TE）》(以下简称《邀请函》)。此类邀请函需通过学校国际合作与交流处向上级部门申请办理。院系邀请人可在邀请前向国际合作与交流处咨询了解相关政策。
第十二条 如有港澳台地区学者参加的国际会议，根据规定，组织者需要在会前一个月另行向学校港澳台办公室签报。
第十三条 如是与境外非政府组织合作举办的国际会议，会议组织者需事先在境外非政府组织办事服务平台（https://ngo.mps.gov.cn/ngo/portal/index.do）进行报备。
第十四条 会议结束后，会议组织者须在会议结束后两个月内，向国际合作与交流处、人文与社会科学研究院/科技处提交总结材料。经国际合作与交流处审核后上报教育部国际会议云平台。
第五章 其它
第十五条 本办法由国际合作与交流处解释。
第十六条 本办法自公布之日起实行。
附件：申请举办国际会议程序
